残業規制の中に身をおくといかに自分が非効率な働き方をしているか見えてくる

実はただ今自分の勤める会社は目下残業規制中で、基本的に残業をすることが出来ません。

即ち、毎日がノー残業デイです。

毎日定時で帰れるなんて羨ましい！と端から見てると感じるかもしれません。自分も早く帰りやすくなってラッキーと少し思っていました。しかしながら、これがなかなかきつい。

考えてみると、今まで残業を前提として回してきた仕事を、量は変えずに定時内におさめろという話なのですからきついのは当たり前です。うまく計画通りに仕事を進められている時はいいですが、打ち合わせが立て込んだり、急な仕事やトラブルが入ってしまうと忽ちてんやわんやになってしまいます。

こういう状況下なので、仕事をする身としてはいつも以上に仕事の量や進捗状況を管理しないといけない状況です。ただ、きつい一方で今回の残業規制の中で働き方について色々と見直せそうなことが見えてきました。それが下記の３つです。

1. 作業レベルでスケジュールを立て手帳に記し、実績はメモして振り返りをする

きちんとスケジュールを立てて仕事をした方が良いと頭では分かっていても、手帳には会議の予定だけで、どの作業をいつするかはその日の気分で決めたり、頭の中でぼんやり考えているだけ、という人は多いのでないのでしょうか。ただでさえ忙しい中スケジュールを細かく立ててる暇がないと感じるのは最もですが、実はそれが作業効率を悪くして更に忙しくなる要因になってりまっている…ということはよくあると思います。

残業が禁止になって以来、１つの仕事のデッドラインに基づいてそれに必要なタスクを箇条書きし、スケジュールに何をいつまでにするかをメモして頭の中で仕事の流れを具体的にイメージすることを心がけているのですが、これが仕事の進捗を管理するのに意外と役に立っています。加えて、仕事をしながらその日行ったことを時間単位でメモして、１日の終わりにそれを見ながら振り返ってみると自分が何に時間を使っているのか、削れそうな作業はないか、といったことが一目瞭然になります。

基本的なことですが、忙しい時や時間がないときこそ、基本に立ち返ってスケジュール立てを行うことをお勧めします。

2. 優先順位をつけ、大事なところは時間を多く確保して、手を抜けるところは必要最低限のことしかしない

際限なく時間があるときは、その仕事も納得いくまで考え抜くという手法がとれますが、時間が限られているとそういったことは出来ません。そもそも、日本人が長時間労働してしまうのはこの辺りのメリハリがないからではないでしょうか。

最近自分が心がけているのは、1)本当に大事なことは１日がかりで集中して取り組む ということと、 2) 重要でないことは短時間で納期を区切ってすぐに片付けてしまう ということです。

仕事というものは、案外力を入れてやらなくても誰も困らないことはたくさんあります。もちろん、本当にこれをやる意味があるのか、という仕事も。

そういった要素を嗅ぎ分け、優先順位付けと力配分を考えることはとても大切だと感じています。周りを見るとどうも真面目すぎるのではないかと感じる人も多いですが、奴隷じゃないんですから全部の仕事に100%力を注ぎ込む必要は全くないです。

ザッカーバーグ氏もいうように、”Done is better than Perfect”なのです。

3. 考えるのに時間を使わない。時間を決めて無理矢理区切る

多くの人が残業をしてしまう原因の大きな要素を占めるのが、この『考える時間』だと思います。メールの返信を考えるのに30分も1時間もかけたり、とある案件について思考を巡らせていたらいつのまにか夕方になっていた、といった経験がある人もいるのではないでしょうか。

『考える時間』というのは一見不可欠で、とても生産的な印象がありますが、実は多くの場面でそれは時間を浪費するものでしかありません。世の中には考えて答えが出ることと出ないことがあり、考えても仕方がないことに時間をつぎ込んでしまうのはやはりもったいないことです。

なので、解決策としては、予めデッドラインを設定してしまう。そして、時間がきたら頭を切り替えて次の仕事に取りかかる。どうしても考えたければご飯食べてる時とか帰りの電車で考えごとをすれば良いのです。せっかくのデスクに座っている時間、頭の中でタイピングするだけではもったいないというものですよね。

あとは積極的に他人の頭を借りること。最近はこれはどうも自分の頭では解決できそうにない！と思ったらリーダーや先輩に早めに相談してアドバイスを請うようにしています。変に優等生ぶらないで、時には甘えてみるのも仕事を捗らせるポイントだと思います。

以上3点、最近心がけてますが、意識し出すとだんだんと捗ってくる感覚が掴めます。

何事も基本が一番大切ということで、長時間労働に悩まされる人は一度試してみればいかがでしょうか。

以上。